Obligaciones para empresarios individuales y profesionales

Muchos empresarios individuales ignoran las obligaciones contables y registrales a las que están obligados dependiendo de la actividad que vayan a desarrollar y dependiendo del régimen tributario que elijan a la hora de cumplimentar el modelo 036 comunicando el inicio de la actividad. Hago esta observación porque a lo largo de los meses de mayo y junio, periodo voluntario para la presentación del I.R.P.F., me he dado cuenta del "despiste" que tienen los empresarios individuales a la hora de darnos sus datos para la confección del impuesto. Hay quien lleva su "contabilidad" en una hoja excell o en una agenda o en un cuaderno o aquellos que creen que nos pueden dar los ingresos y los gastos en un trozo de revista. Por otro lado, ignoran el contenido que debe tener una factura, tanto emitida como recibida, plazo de expedición y envío de facturas, cuánto tiempo deben de conservarlas y la emisión de facturas rectificativas.

Para ello, la página web de la Agencia Tributaria, apartado ciudadanos, nos dice:

Las rentas derivadas del ejercicio de actividades económicas, obtenidas por empresarios individuales o profesionales residentes, tributan en el Impuesto sobre la Renta de las Personas físicas (IRPF). Sus obligaciones contables y registrales dependen tanto del régimen de determinación del rendimiento como del tipo de actividad de que se trate:

Empresarios mercantiles en estimación directa normal: Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad

Empresarios no mercantiles en estimación directa normal y todos los empresarios en estimación directa simplificada:

Libro registro de ventas e ingresos
Libro registro de compras y gastos
Libro registro de bienes de inversión

Profesionales en estimación directa, en cualquiera de sus modalidades:

Libro registro de ingresos
Libro registro de gastos
Libro registro de bienes de inversión
Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

Empresarios y profesionales en estimación objetiva:

Libro registro de bienes de inversión (únicamente los contribuyentes que deduzcan amortizaciones)

Libro registro de ventas e ingresos (únicamente los titulares de actividades cuyo rendimiento neto se determinen función del volumen de operaciones, es decir, titulares de actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales).

Contenido de las facturas

Todas las facturas y sus copias deben contener, como mínimo, los siguientes datos o requisitos:

1. Número y, en su caso, serie.
2. Fecha de su expedición
3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones
4. Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
5. Domicilio del expedidor y del destinatario. Cuando el destinatario de las operaciones sea una persona física que no actúe como empresario o profesional no será obligatoria la consignación de su domicilio.
6. Descripción de las operaciones consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
   El tipo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
7. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
8. La fecha de la operación que se documenta o en la que, en su caso ,se haya recibido el pago anticipado, si es distinta a la de expedición de factura.

Otros documentos de facturación

En las siguientes operaciones cuando el importe no exceda de 3000 euros, IVA/IGIC incluido, se pueden sustituir las facturas por tiques y copias de éstos:

1. Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
2. Ventas o servicios en ambulancia
3. Ventas o servicios a domicilio del consumidor
4. Transporte de personas y sus equipajes
5. Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
6. Salas de baile y discotecas
7. Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
8. Servicios de peluquerías e institutos de belleza
9. Utilización de instalaciones deportivas
10. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos
11. Aparcamiento de vehículos
12. Servicios de videoclub
13. Tintorerías y lavanderías
14. Autopistas de peaje Los tiques y los vales deben contener, al menos, los siguientes datos:
    Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa
    Número de identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social del obligado a su expedición
    Tipo impositivo aplicado o la expresión “IVA/IGIC incluido”
    Contraprestación total.

Facturas expedidas por el destinatario

Los destinatarios de las operaciones deben expedir una factura, la cual se unirá al justificante contable de la operación o a la factura expedida por quién realizó la entrega de bienes o prestación de servicios correspondiente en los siguientes casos:

1. Los sujetos pasivos de IVA/IGIC por inversión del artículo 84.uno.2º de la Ley 37/1992
2. El empresario o profesional para quien se efectúe la operación gravada en caso de entregas de oro de inversión cuando se ha efectuado la renuncia a la exención
3. Los sujetos pasivos personas jurídicas con NIF español que no actúen como empresarios o profesionales y sean destinatarios de determinadas operaciones sujetas realizadas por no establecidos, referidos en el artículo 84.uno3º de la Ley 37/1992.

Plazos de expedición y envío de facturas

Destinatario no empresario ni profesional: se expiden al realizar la operación y se envían en el momento de su expedición.

Destinatario empresario o profesional: se expiden en el plazo de un mes contado a partir de la realización de la operación y, en todo caso, antes el día 16 del mes siguiente a aquél en que termine el periodo de liquidación de las operaciones. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

Obligación de conservar las facturas

Los empresarios y profesionales deben conservar, durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:

1. Facturas y documentos sustitutivos recibidos
2. Copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los documentos sustitutivos expedidos
3. Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3 del citado Reglamento, así como sus justificantes contables, en su caso
4. Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación
5. Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación

Obligación de conservar las facturas

Los empresarios y profesionales deben conservar, durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:

1. Facturas y documentos sustitutivos recibidos
2. Copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los documentos sustitutivos expedidos
3. Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3 del citado Reglamento, así como sus justificantes contables, en su caso
4. Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación
5. Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación

Facturas de rectificación

¿En qué casos es obligatorio expedirlas?

1. En los casos en que la factura o documento sustitutivo original no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 o 7 del Reglamento de facturación
2. Cuando las cuotas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible.

¿Cuándo deben emitirse?. La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura o documento sustitutivo tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición siempre que no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el art. 80 de la Ley 37/1992 (Ley del IVA)

¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?. Se harán constar los datos identificativos de la factura o documento sustitutivo rectificados y la rectificación efectuada y deberán cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.En todas se hará constar su condición de documento rectificativo y la descripción de la causa que motiva la rectificación.

Espero haya sido de su interés.

JCGE